e-toxen
5 Direct bruikbare tips voor het omgaan met je e-mail.
Tip 1. Jouw Gouden Uur.
Tip 2. Manage je energie, niet alleen je tijd.
Tip 3. Aan het werk. Plan of wordt gepland.
Tip 4. Timemanagement met OHIO.
Tip 5. Je inbox is géén to-do lijst.

Tip 1. Jouw Gouden Uur. 

Speler of Speelbal? Je brein past zich snel aan aan de taken die het voor je moet doen.Vlak nadat je ’s morgens bent opgestaan, kun je je verstand ’afstellen’ voor die dag. Een keuze die je hebt: speler of speelbal. Loop ik re-actief achter mijn eigen excuses en slechte gewoontes aan, reageer ik ‘als een robot’ op de impulsen van dat moment en doe ik dan de handelingen die dan gevraagd worden of neem ik het heft in eigen handen?
Jouw inbox zet je in de reactieve modus. Jouw inbox zijn de behoeftes van andere mensen, zijn de ambities van andere mensen, zijn de agenda’s van andere mensen. Je leeft de agenda’s van andere mensen. Sta je toe dat je reageert op iedere digitale afleiding in de dag? De hele dag druk zijn en niets afmaken maar wel reageren op iedere afleiding. Geen visie maar reactie?

Wat kun je doen?
Begin het 1ste uur van de dag zonder e-mail. Gebruik dat ene uur voor jezelf. Voorbeeld: dit kan een rondje lopen zijn, fitnessen, meditatie of je dag plannen met je drie belangrijkste prioriteiten. Vind iets wat bij joupast. Deze mind-set van speelbal naar speler geeft een tijdwinst van 30% in één week! (Brendon Burchard. Onderzoek eind 2014).

Tip 2. Manage je energie, niet alleen je tijd.

Tijd is oneindig maar de hoeveelheid energie die we hebben niet. Energie kun je weer vernieuwen maar je tijd niet. Omdat er maar een bepaalde hoeveelheid tijd in een dag zit is het zinvol om die uren aan hun maximale effectiviteit te gebruiken, toch?

‘Reboot your cognitive energy’
Een recente studie (de eerste was al gedaan in 1920 door Henry Ford met als resultaat: van een 6-daagse werkweek naar een 5-daagse werkweek) mede uitgevoerd door proffessor J. Trougakos (Organizational Behavior & HR Management) van de universiteit van Toronto, toont aan dat je brein een gelimiteerde hoeveelheid psychologische energie heeft. Het goede nieuws is dat je die energie weer binnen 17 minuten kunt aanvullen. Door regelmatig even te pauzeren blijf je scherp en allert. “het geheim van werken op je hoogste niveau van productiviteit gedurdende de gehele werkdag is niet lánger werken maar slimmer werken met regematig een pauze”. Mensen met het hoogste niveau van productiviteit (informatie uit the time-tracking productivity app DeskTime) werken voor 52 minuten zeer geconcentreerd en namen dan een pauze van 17 minuten waardoor hun hersenen tijd kregen om zich op te laden. (Fast Company)
Top App: http://pomodorotechnique.com/

Tip 3. Aan het werk. Plan of wordt gepland. 

a. Begin als eerste met ‘de zure appel’. Je minst leuke taak voor die dag. Dan is die aap van je schouders.
b. Nu kun je je mailbox openen. Ga op zoek naar de antwoorden waarop je aan het wachten bent.
c. Zet je mail programma weer in de Agenda stand.
d. Start nu met 1 van je top 3 prioriteiten. Je A1 taken. Die taken die jou dichter bij je doel(en) brengen. (dus ook je werk en organisatie)
e. Nu, als je tijd over hebt, open je weer je inbox en je leest de e-mails. (Iemand anders zijn/haar prioriteiten).

Tip 4. Timemanagement met OHIO

OHIO staat voor Only Handle It Once, oftewel ‘handel je taken in één keer af’.

Bij iedere e-mail die je opent neem je direct een beslissing; welke actie moet ik ondernemen? (niet; ik moet ze beantwoorden). Dit is een belangrijke Mindset.

Tip 5. Je inbox is géén to-do lijst:

    1. Open je outlook in de agenda versie. Werk niet ‘uit je inbox’. Nadat je je planning hebt bekeken ga je naar je inbox.
    2. Kies vaste tijden voor het checken van je e-mail. (ieder heel uur bijvoorbeeld).
      Neem een beslissing over ieder mailtje.
    1. Delete of archiveer (maak regels aan) zo veel mogelijk nieuwe berichten.
      Maak ook regels aan voor ‘low level, high noise stuff’.
    1. Forward datgene wat het best door iemand anders gedaan kan worden.
    1. Beantwoord direct nieuwe berichten die binnen twee minuten beantwoord kunnen worden. Op wat rustigere dagen wil je deze grens wellicht oprekken tot maximaal 5 minuten.
    1. Verplaats berichten die meer dan twee minuten kosten en/of berichten die later beantwoord kunnen worden – naar een aparte ‘ Vereist Antwoord’ folder. (of naar Swipes of Todoist)
      7.Plan iedere dag tijd in om e-mail te beantwoorden uit deze ‘Vereist Antwoord’ folder of apps.

Het probleem is het probleem niet.
Je e-mail is je werk niet maar het voelt wel aan als werk! Je e-mail is meer een link die leidt naar een taak dan de taak zelf. (natuurlijk zijn hier uitzonderingen op)

Top App: http://swipesapp.com
Top App: https://nl.todoist.com
Meer informatie over deze 7 stappen van David Allen kun je vinden http://gettingthingsdone.com


Dit zijn 5 tips uit één van de 5 modules van mijn timemanagement training. Als je benieuwd bent naar meer praktische tips over hoe je je werkplek onder controle kunt houden dan kun je altijd even contact met me op nemen.